Как оформить заказ на 3D-печать в документах

Заявка: пять пунктов, которых достаточно

Чтобы посчитать заказ, нам нужно ровно пять вещей. Всё остальное – уточнения, которые мы задаём сами.

Этого хватает, чтобы назвать цену и срок в течение 15 минут в рабочее время. Если модели нет – ничего страшного: как её получить по фото, чертежу или образцу, разобрано в статье «Нет 3D-модели».

Как назвать услугу в счёте на оплату

Самая частая просьба от бухгалтерии заказчика – переформулировать строку в счёте. Причина понятная: «печать на 3D-принтере» звучит как услуга, а по факту заказчик получает физическое изделие, и списывать его надо как изделие.

• Указывайте единицы измерения. «Шт.» для изделий, «усл.» или «работа» для моделирования. Строка «граммы» в счёте не нужна – вес это способ расчёта цены, а не предмет поставки.
• Не смешивайте изделия и работы в одной строке. Разработка модели и печать тиража – это разные позиции, даже если сумма одна.
• Ссылайтесь на договор и заявку, если они есть: номер и дата в счёте снимают девять из десяти вопросов при проверке.
• ОКПД2 и коды. Бюджетным заказчикам код нужен, и отвечает за него заказчик: изделия из пластмасс обычно ищут в группе 22.29, работы – в разделе услуг по производству изделий из пластмасс. Точный код согласуйте со своим снабжением, мы впишем в документы тот, который вы назовёте.

Что написать в акте

Акт должен описывать результат, а не процесс. Формулировка «услуги 3D-печати оказаны» формально верна, но неинформативна: из неё не видно, что получил заказчик. Рабочая формула – действие + предмет + количество + основание.

Если по заказу передаются файлы – модель, чертёж, результат сканирования – это стоит отдельной строкой: «переданы электронные файлы модели в форматах STEP, STL». Так у заказчика документально закреплено, что модель осталась у него, а не у подрядчика.

Предмет договора: как сформулировать

Здесь развилка, от которой зависит вся дальнейшая переписка с бухгалтерией. 3D-печать оформляется двумя способами, и оба законны.

Для большинства производственных заказов уместнее первый вариант: заказчик получает вещь, а не консультацию. Что ещё проверить в договоре – цену и порядок её изменения, сроки, приёмку, права на модель и ответственность за дефекты – разобрано отдельно в статье о договоре на 3D-печать.

Формулировку про 3D-моделирование в предмете лучше писать так, чтобы из неё было видно результат: «разработка электронной трёхмерной модели изделия с передачей заказчику файлов в форматах STEP и STL». Слово «дизайн» в предмете обычно лишнее – оно тянет за собой вопросы об авторских правах на произведение.

Регламент для повторяющихся заказов

Если заказы идут потоком, разовая переписка перестаёт работать. Тогда заводят рамочный договор и регламент подачи заявок – одну страницу, которая экономит недели.

1. Рамочный договор подписывается один раз: в нём условия, цены и порядок приёмки.
2. Заявка подаётся на каждый заказ и ссылается на договор: что, сколько, из чего, к какому сроку. Форма заявки идёт приложением к договору.
3. Ответ с расчётом – цена, срок и подтверждение материала. Согласование заявки по электронной почте приравнивается к письменному, если это прописано в договоре.
4. Отгрузка и закрывающие документы – акт и УПД по каждой заявке или сводно за месяц, как удобнее вашей бухгалтерии.

Мы работаем по такой схеме с постоянными заказчиками: договор, шаблон заявки, единый прайс на весь период. Типовые формы – договор, заявка, спецификация, акт – лежат в разделе документов, их можно скачать и отдать своему юристу до начала работы.

Частые ошибки в оформлении

• Заявка без срока. «Побыстрее» не планируется в очередь. Дата нужна даже приблизительная – от неё зависит, включать ли срочный режим с коэффициентом.
• Согласование по телефону без письма. Устно согласованная правка модели не оставляет следа. Одно письмо с итогом разговора закрывает вопрос.
• Оплата без заявки. Счёт оплачен, а что печатать – выясняется потом. Заявка всегда идёт первой, счёт – по ней.
• Разные названия изделия в заявке, счёте и акте. Документы должны сходиться дословно, иначе на приёмке возникнут вопросы.
• Ожидание сертификата на готовое изделие. Подрядчик даёт документы на материал; оценка соответствия готового товара – зона заказчика, если товар выпускается под его брендом: как это устроено.

Коротко

Заявка – пять строк: что, сколько, из чего, к какому сроку, как получить. В счёте и акте пишем результат, а не процесс: «изготовлены изделия … – 40 шт.», а не «услуги 3D-печати». Для потока заказов – рамочный договор плюс заявки. Мы работаем с юрлицами и ИП по безналу, даём договор, счёт, акт и УПД, реквизиты – на странице контактов.